Blogi: Miten teet etäpalaverista positiivisen kokemuksen osallistujille

Me teemme töitä jatkuvasti asiakkaidemme kanssa kehittäen heidän taitojaan webinaarien ja etäkoulutusten järjestämisessä. Onko sinulla ja yrityksessänne etäpalaveritaidot hallussa, entä kyvykkyyttä webinaarien tai etäkoulutusten järjestämiseen?

Digitaalisuuden lisääntyessä ja teknologioiden kehittyessä myös etäpalaverit, webinaarit ja etäkoulutus lisääntyvät jatkuvasti. Etäpalavereihin soveltuvaa tekniikkaa on runsaasti tarjolla mm. Skype for Business, Google Meet ja Microsoft Teams. Webinaarisovelluksina toimivat mm. Whereby, GoToWebinar, Zoom ja ClickMeeting.

Miten varmistat positiivisen digitaalisen palaverikokemuksen?

Etäpalaverin laatu ja positiivinen kokouskokemus korreloivat etäpalaverin tehokkuuden ja vaikuttavuuden kanssa. Positiivinen kokouskokemus on mahdollista myös etäyhteyksien päästä, kunhan vain esitystavoissa ja -tekniikoissa muistetaan edetä etäpalaveriin sopivien käytänteiden mukaisesti ja huomioidaan osallistujien hyvä psykologinen fiilis.

Etäpalaverien järjestämisen taitoja kannattaa kehittää jatkuvasti. Perusasiat, kuten miksi kokous järjestetään ja mikä sen tavoite on, tulee olla etukäteen selvillä osallistujille. Roolit etäpalaverissa ja tarve etukäteisvalmistautumiseen on syytä tuoda osallistujien tietoon samaan tapaan, kuin kasvotusten järjestettävässä palaverissa.

Mieti myös tarkasti osallistujat ja millä tavalla osallistujamäärä vaikuttaa etäpalaverissa käytettäviin esitystekniikoihin. Jos etäpalaverin asiasisältö on sen luonteinen, että tavoittelet vuorovaikutusta ja aktiivista osallistumista, niin yli kymmenen osallistujaa on jo melko suuri määrä.

Muutama vinkki siihen, kuinka onnistut johtamaan osallistujien positiivista palaverikokemusta myös etäyhteyden päästä:

1. Etäpalaveri tulee aina järjestää etäpalaverin ehdoilla, vaikka osa osallistujista olisikin fyysisesti koolla yhteisessä tilassa.
2. Vahvista yhteyden kokemusta osallistujien kesken. Hyödynnä videotoimintoa. Varaa aikaa jokaisen osallistujan osallistamiseen heti palaverin alussa, näin madallat kynnystä osallistua keskusteluun kokouksen aikana.
3. Muistio tulisi olla näkyvissä ja sitä pitäisi olla mahdollista täydentää yhdessä. Tällä tuet kuuloaistin lisäksi visuaalisia osallistujia.
4. Salli myös muiden olla äänessä ja esitellä asiakokonaisuuksia, tällä luot vaihtelevuutta etäpalaveriin.
5. Jaa puheenvuoroja tai vastuuta joku jakamaan niitä. Tällä varmistat tasapuolisuuden ja osallistumisaktiivisuuden.
6. Varaa loppuun aikaa kertaukselle läpikäydyistä asioista sekä keskusteluun.

Kiinnostuitko kuulemaan lisää? Tutustu koulutustarjontaamme.