PowerPointit paremmiksi

Miten saat PowerPointit paremmiksi? Miten esität asiasi niin, että kuulijat pysyvät kiinnostuneina, ymmärtävät sanomasi ja oppivat uutta? Kannattaa pysähtyä hetkeksi miettimään esityksesi toteutusta, sillä pahimmassa tapauksessa mielenkiintoinen aihe hukkuu tylsään ja huonosti tehtyyn esitysmateriaaliin. Lue kouluttajan vinkit, miten vältät pahimmat mokat.

Huonot PowerPointit turhauttavat

Esittäjä lukee täyteen tupatut diat läpi ja kuulijan ajatus karkaa muihin asioihin. Kuulostaako ikävän tutulta?

Kouluttaja valmistelee esitystä usein hyvinkin pitkään, ja laittaa kaikki asiat bullet-listana dioille. PowerPointin diapohjakin ohjaa esiintyjää tekemään niin, sillä onhan siinä yleensä valmiiksi paikka otsikolle ja sen jälkeen listamaiselle asian esittelylle. Näinhän muutkin tekevät ja näin myös aineistoa on helppo jakaa osallistujille jälkeenpäin. Mutta voisiko PowerPoint-esityksen tehdä paremmin?

Miksi PowerPointit tehdään aina samalla kaavalla?

Haasteena monilla asiantuntijoilla on ajankäyttö ja valmiit vanhat mallit, joiden päälle diat rakennetaan. Sisällön tuottaminen vie yleensä enimmän valmisteluajan eikä esityksen hiomiselle enää jää aikaa. PowerPoint-esityksen ideoimiseksi mielenkiintoisemmaksi ei välttämättä löydy osaamista, ja monessa organisaatiossa on tullut tavaksi tehdä samanlaisia dioja tietyllä totutulla mallilla.

Mikä PowerPointeissa on yleensä pielessä?

• Dioissa on liikaa tekstiä ja kokonaisia lauseita, joita esiintyjä lukee läpi.
• Teksti on liian pientä.
• Taulukoita on useita yhdellä dialla, eikä niiden teksteistä saa selvää.
• Diaesitys on sekava ja täyteen ahdettu
• Kuulija ei tiedä, missä kohtaa esitys on menossa ja mitä lukea tai katsoa dioista.
• Esityksissä ei ole tarpeeksi vaihtelua, värejä, havainnollistavia kuvia tai esimerkkejä.
• PowerPoint on tehty esiintyjän omaksi muistilistaksi, joka jaetaan kuulijoille jälkeenpäin sellaisenaan.

Miten teet PowerPointit paremmiksi?

1. PowerPoint on nimenomaan esitys, ei esittäjän muistilista.
2. Esitys on visuaalisesti toimiva ja värimaailmaltaan harmoninen.
3. Dian teksti on helposti luettavaa, riittävän isoa ja siihen on valittu vain ydinsanat.
4. Diassa on tilaan nähden sopiva määrä sisältöä.
5. Dioja on esitysaikaan nähden sopiva määrä.

Esitysmateriaalista tulee olla kaksi eri versiota:

• Esitettävä materiaali, joka tukee puhetta
• Jaettava materiaali, josta saa lisäinformaatiota lukemalla

Näiden materiaalien tavoitteet ovat erilaiset. Hyvin harvoin samaa materiaalia on järkevää käyttää esityksessä kumpaankin tarkoitukseen.

Esitä itsellesi nämä 10 tärkeää kysymystä, kun teet PowerPoint-esityksen

• Onko esitys parempi ilman (tylsää) PowerPointia?
• Onko pääasiallinen fokus sinussa ja puheessa ja PowerPoint tukee viestiäsi?
• Oletko tehnyt materiaalin sillä ajatuksella, että se selkeyttää puhuttua viestiäsi?
• Esitätkö dioissa olennaiset pääkohdat lyhyesti – ei lauseita vaan sanoja?
• Onko tekstin fonttikoko riittävän iso, jotta sitä on helppo lukea?
• Voitko karsia joitain kohtia pois tai siirtää osan asioista useammalle dialle?
• Onko taulukoissa korostettu olennaisia kohtia väreillä, bokseilla, zoomauksella tai muulla tavalla?
• Tietääkö kuulija esityksen aikana, mitä kohtaa diasta katsoa ja missä kohdassa esitys on menossa?
• Onko dioissasi vaihtelua, kuvia, värejä jne.?
• Käytätkö animaatioita toimivalla tavalla selkeyden ja seuraamisen helpottamiseksi?

Mistä kannattaa aloittaa?

Opettele ensin muutamia helppoja PowerPointin pikatoimintoja. Jo muutamalla helpolla niksillä muutat nopeasti listamaiset esitykset visuaalisemmiksi ja osallistujaystävällisiksi.

Katso tästä Selenen vinkkivideot ja lähde rohkeasti kokeilemaan. Saat PowerPointit paremmiksi.

PowerPoint toimivaksi ja SmartArt käyttöön

Voit myös osallistua avoimeen koulutukseen PowerPoint -VINKKEJÄ KOULUTTAJILLE JA ASIANTUNTIJOILLE, jossa saat lisää helppoja vinkkejä kouluttajalta ja kehityt nopeasti.

Jos yrityksessäsi on koulutustarvetta useammalle henkilölle, ota yhteyttä, niin räätälöidään teille sopiva koulutus. Toteuta toimivat PowerPoint-esitykset -työpaja auttaa teidät kaikki alkuun.

Lupaathan, että seuraava PowerPoint-esityksesi on edellistä parempi?